Conformité

Réglementation cosmétique européenne : ce qu'il faut avoir en place

Vendre des cosmétiques dans l'Union européenne ne commence pas par le choix d'une marketplace. Ça commence par un règlement. Voici ce qu'il exige réellement, dans l'ordre où il s'applique à vous.

Un règlement, vingt-sept pays

Les cosmétiques sont régis dans l'Union par un texte unique, le règlement (CE) n° 1223/2009. Il s'applique directement dans chaque État membre, sans transposition nationale. C'est une vraie bonne nouvelle : vous vous mettez en conformité une fois, et vous pouvez vendre en France, en Allemagne, en Italie et en Espagne.

Il n'y a ni licence à obtenir ni autorisation de mise sur le marché à attendre. Personne ne vous donne la permission de vendre des cosmétiques en Europe. Ce que le règlement fait, à la place, c'est placer toute la charge de la preuve sur une partie nommée, avant la première vente. Cette partie, c'est la personne responsable.

La personne responsable, et pourquoi vous ne pouvez pas l'être

Aucun cosmétique ne peut être mis sur le marché de l'Union sans une personne responsable établie dans l'Union. Son nom et son adresse figurent sur l'emballage. C'est elle l'interlocutrice des autorités, et c'est elle qui porte la responsabilité juridique.

Le mot qui compte est établie. Une société immatriculée à Londres ou à New York ne peut pas tenir ce rôle elle-même. Soit vous créez une entité européenne, soit vous désignez quelqu'un qui y est déjà établi, par mandat écrit qu'il accepte par écrit.

La personne responsable porte des obligations précises :

• tenir le dossier d'information produit, à disposition des autorités dix ans après le dernier lot ;
• détenir un rapport de sécurité signé par un évaluateur qualifié ;
• notifier chaque produit au portail CPNP ;
• garantir la conformité de l'étiquetage et des allégations ;
• assurer la cosmétovigilance, c'est-à-dire recueillir et déclarer les effets indésirables ;
• retirer ou rappeler un produit si nécessaire, et répondre aux autorités.

Ce n'est pas une formalité administrative avec un tarif. C'est un rôle qui expose administrativement et pénalement, ce qui explique qu'on le choisisse avec soin plutôt qu'au moins-disant.

La notification CPNP précède la première vente

Chaque produit doit être notifié au portail européen de notification des produits cosmétiques avant d'être mis à disposition. La notification est faite par la personne responsable et couvre notamment la formule, la catégorie, le pays d'origine et une formule-cadre destinée aux centres antipoison.

L'ordre compte, et il est souvent mal compris : on notifie, puis on vend. Pas l'inverse. Une marketplace qui réclame votre numéro CPNP avant d'activer vos fiches ne fait pas de zèle, elle applique la loi.

Étiquetage : ce qui doit figurer, et dans quelle langue

Le règlement énumère ce que l'emballage doit porter : le nom et l'adresse de la personne responsable, le contenu nominal, la date de durabilité minimale ou la période après ouverture, les précautions d'emploi, le numéro de lot, la fonction du produit, et la liste complète des ingrédients en nomenclature INCI.

C'est la règle de langue qui surprend le plus. Plusieurs de ces mentions doivent figurer dans la langue de chaque pays où le produit est vendu. Un packaging unique en anglais ne couvre ni l'Allemagne, ni l'Italie, ni l'Espagne. C'est ce qui transforme un lancement européen en projet d'emballage plutôt qu'en simple mise en ligne.

Allégations : ce que vous pouvez dire, et ce que vous ne pouvez pas

Les allégations relèvent d'un second texte, le règlement (UE) n° 655/2013, qui fixe six critères communs : conformité légale, véracité, éléments probants, sincérité, équité et choix éclairé.

La conséquence pratique est nette. Un cosmétique agit en surface : il nettoie, protège, maintient en bon état, parfume, modifie l'aspect. Dès qu'une allégation décrit un effet thérapeutique, le fait de traiter une affection ou d'agir sur une maladie, le produit cesse d'être un cosmétique aux yeux du régulateur. Des allégations parfaitement admises aux États-Unis sont couramment non conformes dans l'Union pour cette seule raison.

Ingrédients interdits ou restreints

Le règlement comporte des annexes listant les substances interdites, et d'autres listant celles qui ne sont admises que sous conditions de concentration, d'usage ou de mention d'avertissement. Ces listes évoluent, plusieurs fois par an, au fil des avis scientifiques.

Une formule conforme sur votre marché d'origine ne l'est donc pas automatiquement ici, et une formule conforme aujourd'hui ne l'est pas définitivement. Quelqu'un doit surveiller ces mises à jour pour vos produits. Ce quelqu'un est, encore une fois, la personne responsable.

Depuis le Brexit, le Royaume-Uni est un système à part

Si vous êtes une marque britannique, c'est le point qui coûte le plus de temps. Le Royaume-Uni a conservé un cadre équivalent mais le fait vivre séparément : son portail, sa personne responsable établie au Royaume-Uni, ses propres listes.

Être conforme en Grande-Bretagne ne vous apporte donc rien dans l'Union, et l'inverse est tout aussi vrai. Vendre des deux côtés suppose deux personnes responsables, deux notifications et, le plus souvent, deux versions d'étiquette. Beaucoup de marques le découvrent après l'impression.

Ce qu'il faut réunir, et ce qu'on peut vous enlever

Bout à bout, entrer sur le marché européen suppose : une personne responsable établie dans l'Union, un dossier d'information produit complet, un rapport de sécurité signé, une notification CPNP par produit, un étiquetage multilingue conforme, des allégations réécrites aux critères européens, et une veille sur les annexes. Ensuite seulement vient la partie commerciale : comptes vendeurs, catalogues, logistique, TVA, service client en quatre langues.

C'est là que nous intervenons. Shrpa ouvre et opère le canal : nous détenons les comptes vendeurs en notre nom, nous stockons votre marchandise dans nos entrepôts, nous vendons au client final, nous assurons le service après-vente dans sa langue et nous vous adressons une facture mensuelle unique. Vous restez propriétaire de vos produits jusqu'à leur vente, avec une visibilité complète sur chaque commande.

Une limite compte plus que les autres : un produit non conforme ne part pas en vente. Nous demandons votre numéro CPNP et votre étiquetage avant la mise en ligne, précisément pour cette raison. Ce volet se règle donc avant tout le reste, pas après.